INAI e IMAIP presentan el Diccionario de Archivos, para la adecuada gestión documental en Michoacán

Quienes van llegando a la administración pública deben tener el control y conocer cómo darle tratamiento archivístico a cada documento: Norma Julieta del Río Venegas.

Redacción

Con el propósito de promover en el Estado de Michoacán la cultura archivística y la adecuada gestión documental, el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) y el Instituto Michoacano de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (IMAIP) presentaron el Diccionario de Archivos, coordinado por Fabiola Navarro. 

En su mensaje de apertura, la Comisionada del INAI, Norma Julieta del Río Venegas, Coordinadora de la Comisión de Vinculación y Promoción del Derecho, destacó que en el diccionario participan 19 especialistas en materia de archivos que definen en un lenguaje ciudadano lo que es un archivo, la gestión documental o una auditoría archivística, todos conceptos fundamentales que deben ser conocidos y puestos en práctica por quienes asumen una función en el servicio público.

“Ustedes que van arribando a la administración pública en cualquier orden de gobierno o en cualquier poder, un papel, un memorándum, un oficio es de suma importancia desde el inicio que tengan el control y que conozcan en materia archivística cómo darle tratamiento a cada papel o documento que se vayan a encontrar en esta responsabilidad tan grande que es ser servidor público”, subrayó ante las y los funcionarios presentes.

A su vez, la Comisionada Presidenta del INAI, Blanca Lilia Ibarra Cadena, sostuvo que el diccionario es una guía que no solo permitirá a la sociedad reconocer la trascendencia del ejercicio archivístico como pilar de la rendición de cuentas, sino también como una herramienta para mejorar la calidad de vida de las personas, a través de información confiable y fidedigna. 

“Hacía falta un proyecto editorial con esta encomienda y éste es quizá el valor más importante; con él se logra mitigar la brecha de entendimiento entre el público en general y los tomadores de decisiones en la materia. Este diccionario se convierte en una suerte de puente, pues conecta a la ciudadanía con los conocimientos mínimos para acercarse a la materia de archivos y propiciar su gestión, mejora y aprovechamiento”, planteó.

La Coordinadora de la Región Centro-Occidente del Sistema Nacional de Transparencia (SNT) y Comisionada Presidenta del Instituto de Acceso a la Información Pública para el Estado de Guanajuato (IACIP), Ángeles Ducoing Valdepeña, destacó la necesidad de que cada vez más personas conozcan herramientas útiles para la consulta y conocimiento del tema de los archivos. “Este Diccionario del INAI y del Archivo General de la Nación presenta, en sus 240 páginas, un valioso esfuerzo por adentrar a las y los servidores públicos y a la ciudadanía en general, en un tema fundamental para el desarrollo y promoción de la democracia”, apuntó.

En su momento, la Comisionada Presidenta del IMAIP, Areli Yamilet Navarrete Naranjo, señaló que a través de los archivos se puede conocer sobre la gente, historia y tradiciones de un lugar; de ahí la importancia de tener archivos organizados que permitan revivir, contar historias y buscar, a partir de su gestión documental, mejorar la calidad de vida. “Se trata de una herramienta más para lograr archivos de trámite eficientes, archivos de concentración seguros y archivos históricos que permitan mantener nuestro ser vivo”, comentó.

Después del acto inaugural, tuvo lugar la presentación del Diccionario de Archivos, moderada por la Comisionada Norma Julieta del Río Venegas, quien se pronunció a favor de que la obra contribuya a dejar atrás la percepción de los archivos como cajas abandonadas en las oficinas tanto públicas como privadas. “Ojalá que se olvide la idea de que al que más mal nos caiga lo mandemos al archivo, porque ahora el que está en el archivo vale oro”, resaltó.

El Comisionado del INAI, Oscar Guerra Ford, aseguró que el Diccionario de Archivos contribuye a que cuando se hable de archivos no se limite únicamente a información histórica, ya que también existen los archivos de trámite y de documentación. Este libro, en el que participan 18 autores, define 54 elementos que son fundamentales en la gestión archivística, con un lenguaje sencillo, entendible para todas las personas.

“La historia de los archivos en México, en términos normativos, no ha sido la mejor o muy exitosa; los archivos siempre han existido y han tenido que librar diversas batallas institucionales, presupuestales y normativas para poder continuar, pero no en las mejores condiciones. Creo que el acceso a la información tiene mucho que ver con que hoy los archivos empiecen a reivindicarse con el papel que cumplen y que es fundamental”, aseveró. 

La Comisionada del INAI, Josefina Román Vergara, señaló que el propósito de la obra es incidir positivamente en la labor de las personas encargadas de la organización y gestión de los archivos de entes públicos; además de aportar conocimiento para quienes tienen injerencia en el ámbito privado, al obtener, en un lenguaje accesible, conceptos clave para su actividad, así como la garantía de protección de sus datos personales y acceso a la información pública.

“El núcleo de este trabajo es ofrecer una mirada amplia, sencilla, muy bien lo decía Oscar Guerra, con un lenguaje sencillo de expertos en la materia (…) Es una obra especializada dirigida a un público amplio y no necesariamente escrito en lenguaje técnico, que ofrece conocimiento a todas y todos en temas de relevancia jurídica, técnica, histórica, operativa, institucional y práctica, vinculados al derecho a los archivos públicos, que también puede tener injerencia en los archivos privados“, recalcó.

Oscar Cruz Barney, coautor de la obra, destacó la importancia del diccionario para generar conciencia sobre la preservación adecuada de los archivos, pues una buena gestión de los mismos permite una buena preservación cultural para las generaciones actuales. “Necesitamos una correcta gestión de archivos, una gestión transparente que nos permita manejar, conocer, apreciar y valorar la preservación del pasado histórico”, apuntó.  

Nayeli Gervacio, coautora de la obra, expuso que, si bien se trata de un diccionario especializado, presenta contenidos digeribles para todo el público, sin perder el rigor académico y la actualización que requiere un especialista en el tema de los archivos. “El Diccionario de Archivos es una obra relevante y pertinente para nuestra realidad, ya que a partir de los conceptos que lo integran, cualquier persona puede adentrarse al conocimiento de esta materia”, dijo.

Marina Alicia San Martín Rebolloso, Comisionada del INFO Ciudad de México, afirmó que los archivos son un tema de hoy y del futuro, ya que son el eje para garantizar los derechos de acceso a la información y de protección de datos personales. “Los archivos nos van a permitir narrar una determinada historia, algo que pasó en un momento, y nos van a dar memoria de gestión de una administración a otra”, indicó. 

En el evento participaron también J. Guadalupe Ramírez, Presidente Municipal de Tzintzuntzan, representantes de instituciones públicas municipales y estatales, así como Comisionadas y Comisionados de los órganos garantes del SNT.