Presentan INAI e ITAI el Diccionario de Archivos para promover una adecuada gestión documental en Baja California Sur

Comisionados refirieron que el reto es mayúsculo, porque se requieren archivos para entregar la información que solicita la ciudadanía, y que las leyes de transparencia, protección de datos y archivos completan el círculo en materia de acceso a la información

Redacción

Con el objetivo de promover la cultura archivística y la adecuada gestión documental, el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) y el Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Baja California Sur (ITAI) presentaron el Diccionario de Archivos, coordinado por Fabiola Navarro.

La Comisionada del INAI y Coordinadora de la Comisión de Vinculación y Promoción del Derecho, Norma Julieta del Río Venegas, destacó que los expertos que participaron en el Diccionario de Archivos elaboraron una guía que facilitará la compresión de los términos básicos para llevar a cabo una adecuada gestión documental.

“Estamos armonizando las leyes de archivos y el reto es mayúsculo, porque el acceso a la información requiere archivos históricos, electrónicos, y documentales, para entregar la información que nos solicita la ciudadanía”, enfatizó del Río Venegas.

En la Universidad Autónoma de Baja California Sur (UABCS), Del Río Venegas expuso que en el texto se exponen conceptos como el archivo histórico, datos abiertos, auditoria archivística y gestión documental, entre otros temas fundamentales para llevar a cabo una adecuada gestión documental que contribuya a garantizar los derechos de acceso a la información y protección de datos personales a nivel local y nacional.

La Comisionada Presidenta del INAI, Blanca Lilia Ibarra Cadena, señaló que la obra representa la materialización de una estrategia para posicionar la trascendencia, la función y la utilidad de los archivos, clarificando cómo deben ser clasificados, para garantizar que la sociedad pueda acceder a los mismos; con ello, el Instituto aporta a la construcción democrática del país, pues, aseguró, la labor de la gestión documental es un elemento clave para el buen gobierno.

“Este Diccionario es una muestra de nuestro compromiso con las acciones que buscan difundir la importancia de los archivos, para cuyo éxito resulta vital la colaboración de quienes integramos el Sistema Nacional de Transparencia y el Sistema Nacional de Archivos. Las y los servidores públicos responsables de la organización y gestión de archivos tendrán más y mejores herramientas para cumplir con sus funciones y despejar sus dudas sobre las disposiciones normativas en la materia”, resaltó.

El Comisionado Oscar Guerra Ford recordó que la Ley General de Transparencia puso en la palestra política la discusión de una Ley de Archivos; que partió de la reforma de 2014; y, actualmente, México cuenta con la normatividad necesaria; sin embargo, deben promoverse las medidas necesarias para llevarlas a cabo, como el Diccionario de Archivos.  

“La Cámara de Senadores planteó, en la reforma, la obligación de tener leyes generales: la de acceso y la de datos, que están obviamente ligadas por la información confidencial, y la ley de archivos, el tripié que se requiere para que el círculo esté completo en materia de acceso a la información: lo que se puede dar, lo que se tiene que testar, porque es información personal y, sobre todo, la fuente, con el objeto de combatir las inexistencias”, explicó.

El Comisionado Francisco Javier Acuña Llamas afirmó que es un deber de las instituciones promover la adecuada gestión documental, el INAI y el ITAI, en este caso, se deben unir para vigilar, cuidar, impulsar y, además, promover que todas las instituciones cumplan con su deber en materia de archivos.

“El archivo de trámite es el registro cotidiano, el vaho que deja la respiración de las instituciones cada día (…) pues si no hay registros no puede haber información y deben ser actualizados, veraces, cosas ciertas; después de ahí vendrá el archivo de concentración para que esos registros aguarden un tiempo para que la legalidad pueda permitir verificaciones, revisiones, confrontaciones, aclaraciones y exigencias; luego, la fase final, el archivo histórico”, apuntó. 

La Comisionada Presidenta del ITAI, Rebeca Buenrostro Gutiérrez, sostuvo que el Diccionario aporta elementos para facilitar la comprensión de conceptos y procesos propios de la labor archivística y el resguardo de la información que pertenece a la sociedad.

“Esta obra es otro pilar que exige del servicio público formación especializada que responda a la importancia de mantener y conservar la evidencia de la actividad pública del Estado, abono indispensable para la rendición de cuentas”, subrayó.

El Subsecretario de Enlace Legislativo, Alonso Gutiérrez Martínez, representante del Gobernador de Baja California Sur, destacó que el principal objetivo de la administración en turno es combatir la corrupción y, para lograrlo, el acceso a la información es clave, por ello, a la brevedad, el gobierno del Estado presentará al Poder Legislativo local una nueva iniciativa de Ley de Archivos, que garantice la transparencia de la información y abone a la rendición de cuentas.

La coautora de la obra, Nayeli Gervacio Mateo, destacó que esta obra es muestra de la transformación en la manera en que se institucionalizan la transparencia, acceso a la información y rendición de cuentas, en México, por ello, celebró que “el INAI impulse proyectos esta naturaleza, ya que es menester no únicamente publicar obras como esta, sino mantenerlas en constante actualización, pues los archivos se encuentran en constante cambio”.

El Investigador de la UABCS, Francisco Javier Lozoya del Pino, enfatizó que se tiene que rebasar el punto de escribir para académicos y socializar textos como el Diccionario de Archivos.

“De manera que es importante la tarea y el documento que se presenta hoy, porque permite tener ese acceso a la información, rescatar el pasado y el presente, para poder pensar en el futuro”, concluyó.

Estuvieron presentes la Presidenta de la Comisión de Transparencia y Anticorrupción del Congreso del Estado de Baja California Sur, Gabriela Cisneros Ruiz; el Rector de la UABCS, Dante Arturo Salgado González; el Subsecretario de Enlace Legislativo, Alonso Gutiérrez Martínez, y la Coordinadora de la Región Norte del Sistema Nacional de Transparencia (SNT), Alma Cristina López de la Torre.